Google docs & andre værktøjer, der gør samarbejde lettere

 

Du har sikkert prøvet det en hel del gange. Du er blevet udvalgt til at lave et udkast, en vejledning eller en helt tredje form for dokument, som nogle kolleger skal kommentere før det godkendes og efterfølgende offentliggøres. En normal procedure vil være en mail med dokumentet vedhæftet til kolleger, som herefter læser det igennem og fremkommer med eventuelle forbedringer. Tilbage til afsenderen (dig), som forsøger at tage højde for de ændringsforslag, kollegerne har fremsat. Måske skal dokumentet frem og tilbage nok en gang eller to, før alle er tilfredse.

Der eksisterer efterhånden en hel del muligheder for at lægge dine dokumenter online på nettet og dele dem med andre. På den måde slipper man for at have sine dokumenter i omløb. Samtidig er man helt sikker på, hvilken version, der er up to date.

Denne deling og samskrivning er f.eks. praktisk, hvis man deltager i større projekter på tværs af biblioteker og teams.

Metoden kaldes for kollaboration (samarbejde) på nettet, og der findes efterhånden en del online kollaborative værktøjer. Et par eksempler følger her:

Google docs

Google docs har du allerede adgang til via din Google-konto. Udover almindelig dokumenthåndtering indeholder Google docs tillige regneark (spreadsheets) og præsentationsprogram (presentation) - en lightudgave af PowerPoint. Ca. 60 procent af "originalen", men det er sikkert tilstrækkeligt i mange sammenhænge.

Writeboard

Writeboard er et andet værktøj, der gør det muligt for dig at dele dine dokumenter med andre. Det er enkelt at sammenligne tidligere versioner og tilføje RSS-feeds, så man kan få besked, når der er ændringer.

Gliffy

Brug Gliffy, hvis du vil arbejde sammen med andre om at fremstille forskellige procesdiagrammer og udkast til indretningsplaner.

Google Docs

Google Docs er udvalgt som det kollaborative værktøj, der her skal udforskes lidt nærmere. Men du er velkommen til at give dig i lag med andre.

Du skal anvende din Google konto, som har fulgt dig fra første færd i 23 ting-kurset.

1) Log dig på og åbn din kontooversigt. Den er opdelt i de tjenester, du er tilsluttet -  "Mine tjenester" og en længere oversigt med overskriften "Prøv noget nyt". I bunden er der et bladrelink Mere.

2) På den ny side er der forskellige underkategorier. Google docs finder du under overskriften "Communicate, show and share"

3) Nu er det blot at klikke på Docs, og Google Dokumenter er i samme splitsekund en af dine tjenester.

4) Åbn Google Dokumenter og opret et dokument ved at gå op i New og vælge type: Document (Dokument) - Spreadsheet (Regneark) eller Presentation (PowerPoint Light).

5) Google Dokumenter tillader - som tidligere omtalt - at du kan dele et dokument med andre ved at invitere eksempelvis kolleger til at samarbejde om tilblivelsen af dokumentet. Du kan vælge om kollegerne skal være aktive eller passive brugere. Her anvender du knappen "Share" i øverste højre hjørne.

6) Du kan f.eks. vælge at publicere dit dokument på din blog. Her klikker du på "Publish" øverst til højre og yderligere "Post to blog".

Du får nu besked på at udfylde 3 felter¨: Felt 1 og 2 er dit Google login. Felt 3 er titlen på din blog (valgfri). Dette skal kun gøres første gang, du udgiver et dokument på din blog, idet indstillingerne gemmes.

Så er det din tur...

1) Tilføj Google Docs til dine Google tjenester. Prøv herefter at oprette et dokument og invitér en kollega eller to til at være medskribent/er.

2) Når I har opnået et tilfredsstillende resultat, publicér så dokumentet på din blog.

Husk bloggen...

Og når du nu lige tjekker resultatet af den sidste operation, så skriv et par ord om dine første erfaringer med samarbejdsværktøjer som Google Docs.